附件为EA之家原创端到端流程系列第二期:如何识别端到端流程,80页PDF文件,APQC四步法及4种常见端到端识别方法及案例。
上一篇《端到端流程,到底“端”在哪里?》,主要讲的是端到端流程的边界。简单说,一条端到端流程,要从一个真实的业务触发开始,一直到一个完整的业务结果实现。
知道这个概念以后,到了企业里还会遇到另一个问题:端到端流程到底怎么识别?
销售有销售流程,采购有采购流程,生产、物流、财务、人力资源也都有自己的流程。成熟一些的企业,一级、二级、三级流程已经梳理得比较完整,流程资产可能有几百条,甚至上千条。
现在的问题是,这么多已经存在的流程,哪些应该放在一起,形成一条端到端流程?
比如销售订单、需求计划、生产、发货、开票、收款,这几个流程到底是一条端到端流程,还是几条相互关联的流程?
“销售管理”“采购管理”这样的一级流程,能不能直接作为端到端流程?
标准订单、定制订单、紧急订单走的路径不一样,应该算三条端到端流程,还是同一条流程下的不同场景?
这些都是企业真正开始识别端到端流程时会碰到的问题。
一、先别急着从流程清单里找
销售管理下面有哪些流程,生产管理下面有哪些流程,财务管理下面有哪些流程,然后看看哪些能够前后接起来。
销售订单管理、需求计划、生产计划、生产执行、库存管理、发运管理、开票、应收、收款。
订单 → 计划 → 生产 → 发运 → 开票 → 收款
但这里只解决了“怎么把流程接起来”,还没有解决“为什么应该这样接”。
收款为什么是终点?客户签收以后算不算已经完成?开票以后算不算?
库存管理是这条流程的一部分,还是为很多业务共同提供支持的一类流程?
这些问题如果没有先想清楚,只按照流程清单把前后关系接出来,很容易得到一条很长的流程,但它的边界未必合理。
所以识别端到端流程时,我比较建议先放下流程名称,先看这件业务最后到底要完成什么。
结果确定以后,再去看为了完成这个结果,需要经过哪些工作。
如果只从审批流程看,领导审批完成,流程似乎已经结束了。
但站在员工的角度,他提交报销单的目的显然不是“获得审批通过”,而是完成费用报销并收到款项。
这样一来,审批、会计审核、付款等环节就自然进入了同一条业务链。
所以这里要先确定的,其实是这条业务的范围:从什么事情发生开始,到什么结果出现才算完成。
二、APQC的四步,顺序比“四步法”本身更重要
为了把这个问题说得更清楚,我重新看了APQC关于端到端流程的做法。
它并没有让我们一上来就从流程库里挑流程,也没有要求先画一张完整的流程图。
先确定要研究哪类业务,再明确涉及谁、要实现什么结果,然后才去识别组成这条业务链的流程,最后回头检查起点、终点和整个生命周期是否完整。
企业内部已经有大量流程资产以后,我们很容易被现有的流程名称带着走。看到“订单管理”“生产管理”“发运管理”“应收管理”,自然就想把它们拼起来。
APQC的思路更接近于先把业务本身看清楚,再去使用这些现有流程。
这也是为什么Purpose、Outcome、Scope、Starting Point、Ending Point这些概念在端到端流程识别里很重要。
这条业务为什么存在,要实现什么结果,从哪里开始,到哪里结束。
边界定下来以后,再看哪些现有流程应该纳入,会容易很多。
尤其是已经建设了多年流程体系的企业,不可能为了做端到端流程,把原来的流程全部推倒重来。
这时候更实际的办法,是在现有流程资产基础上重新看一遍。
三、已经有很多流程了,怎么往回找?
如果企业已经有比较完整的流程架构和流程清单,我个人更倾向于从“业务结果”往回找。
比如订单管理、生产计划、采购执行、仓储、发运、开票、收款,这些流程原来可能分属于不同部门、不同流程域,甚至由不同系统承载。
现在先不管它们属于哪个部门,而是先确定一件业务要完成到什么程度。
采购申请人要的通常不是“采购订单创建完成”,而是所需要的物资或服务能够按要求获得,并完成后续的验收、结算等处理。
从这个结果往回看,很多原来分散在不同部门的流程会自然连起来。
标准订单、定制订单、紧急订单不同;常规采购、招标采购、紧急采购也不同。
场景能够帮助我们看到企业实际怎么运行,而不只是流程文件里规定的一条标准路径。
但这里也很容易走到另一个极端:只要路径不一样,就拆成不同的端到端流程。
如果它们面对的是同一种业务需求,起点、终点和主要业务结果也基本一致,那么更多时候应该理解为同一条端到端流程下的不同场景。
当然,如果业务目标、触发方式和最终结果都发生了明显变化,那就要另外判断。
还有一个地方经常被忽略,就是流程之间到底有没有真正连起来。
流程A产生一个输出,流程B使用这个输出,并不代表A结束以后B一定会自动开始。
中间可能依赖人工通知,可能有额外的条件判断,也可能要等一个周期任务,甚至没有明确的责任人负责推动下一步。
所以识别端到端流程时,不能只看输入输出关系,还要顺着真实业务把触发关系走一遍。
这一点在后面做流程优化时也很重要。很多所谓的“流程断点”,其实就是在这里暴露出来的。
四、一个完整的案例
这次80页专题里,我专门放了一个订单到收款的完整案例。
之所以选这个案例,是因为它很典型,也最容易被标准答案影响。
一家制造企业已经有销售订单、需求计划、生产、库存、发运、开票、应收、收款等流程。
这不就是Order-to-Cash,也就是O2C吗?
但实际给企业梳理流程时,我不建议一开始就拿着“O2C”去套。
因为一旦名称先确定了,后面的工作很容易变成:去企业现有流程库里寻找哪些流程属于O2C。
这样得到的往往是标准框架里的O2C,不一定是这家企业实际运行的业务边界。
先从企业已有的流程出发,再看客户下单以后,这件业务究竟要完成到什么程度。
对企业来说,交付以后还会形成应收,并完成后续的资金回收。
客户有效订单确认→ 需求与履约计划→ 生产或备货→ 发运与交付→ 开票与应收→ 收款
标准订单、定制订单、紧急订单是不是共用同一个主要业务结果?
客户签收以后,开票是系统自动触发,还是要等业务人员通知?
把这些问题走完以后,这条业务的起点、终点、主要组成和不同场景基本就清楚了。
这时候再回头看,会发现它和我们熟悉的Order-to-Cash高度一致。
O2C、P2P、H2R这些标准端到端流程当然很有价值,可以作为参考,也可以帮助不同企业建立共同语言。
先把自己的业务看清楚,再和标准框架对应,通常会更稳妥。
五、识别完以后,再检查一遍
有没有明确的业务结果;是什么事情真正触发了流程;起点和终点是否合理;为了完成这个结果需要经过的主要职能有没有纳入;中间有没有明显缺失;从开始到结果实现,整个业务是不是能够连续走下来。
这里没有一个固定规则说,跨三个部门、五个部门才叫端到端。
有些一级流程本身就是按价值链来设计的,它可能天然具备端到端特征。
有些一级流程仍然是按照职能划分的,比如销售管理、财务管理、人力资源管理,它们本身就不一定是一条完整的端到端业务。还是要回到具体业务来看。
六、结语:80页讲透APQC端到端识别4步法、国内常见的4种端到端识别方法
上一篇主要把“端”讲清楚,这一期往前再走一步,讨论的是怎么从企业已有的大量流程中,把这样的业务链识别出来。
文章里我只把主线留下来了。真正做的时候,还有很多细节需要继续判断,比如APQC的PCF怎么使用,起点和终点怎么定,不同业务场景什么时候应该拆开,流程之间的触发关系怎么检查。
完整版里主要展开了APQC四步方法、企业已有流程体系下的识别方式、实践中容易产生争议的问题,以及一个完整的订单到收款识别案例。
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