前两期,我们先后讲了两个问题:什么是端到端流程,以及怎么识别一条端到端流程。
很多企业其实不缺流程。制度里有一套,流程平台里有一套,ERP里有一套,各部门自己还有一套。做过几轮信息化建设以后,同一件事往往有好几个名称、几个版本,甚至几个负责人。
这时候如果围绕每一条端到端流程再重新画一遍,很快就会出现新的问题:流程越来越多,边界越来越乱,责任越来越难说清楚。
一条端到端流程,怎么利用企业现有流程资产真正建起来?
以“从线索到回款”(Lead-to-Cash,LTC)为例,一条E2E试点通常要完成六项工作:端到端流程定义、流程映射、接口分析、场景与流程变体管理、责任体系、指标与治理。
这六项工作,基本就是一条端到端流程从“识别出来”走向“真正运行起来”的过程。
一、先把这条E2E的边界说清楚
比如,LTC是从销售线索出现开始,还是从客户正式提出需求开始?
所以不能只看“LTC”这个名字,也不能直接把别人的流程照搬过来。真正决定一条E2E边界的,是它的业务目的、起点、终点和结果。
PPT中也明确提出,判断不同E2E之间的关系,要看目的、范围和结果,而不能只看名称。
边界不清,后面哪些流程应该纳入、哪些不应该纳入,就会一直争论不清。
因此这一阶段最重要的成果,就是一份清晰的E2E定义。
二、再把企业现有流程映射进来
比如一条LTC,可能涉及客户管理、商机管理、合同管理、订单管理、交付、开票、回款等流程。
合同管理可能同时出现在订单到回款、项目交付等其他E2E中;客户管理也可能被多个业务场景共同使用。
这时候就需要建立流程映射(Process Mapping)。
最直接的做法,是建立一张“E2E—流程映射矩阵”。
横向放不同的E2E,纵向放企业已有流程,再逐项建立对应关系。
哪些流程被多个E2E共同使用,哪些流程存在重复建设,哪些流程长期存在却找不到对应的E2E,哪些E2E中间存在流程缺口。
PPT中也正是通过这种映射关系,识别高复用流程、重复流程、孤立流程和E2E断点。
这样,端到端流程就不再是另外画出来的一套东西,而是开始和企业已有流程体系真正建立关系。
三、流程接起来以后,还要继续找接口
知道一条LTC由哪些流程组成,还不代表它真的能跑通。
所以第三项工作是做接口分析(Interface Analysis)。
谁触发下一步,交接什么信息,传递哪个业务对象,由谁负责,多长时间完成,异常怎么办。
比如“合同签署完成→订单创建”,不能只在流程图上画一根箭头。
还要明确:什么状态的合同才能进入订单创建,需要传递哪些合同信息,信息缺失怎么办,订单创建失败谁负责处理,多久没有完成算异常。
PPT中也把流程接口拆成了触发事件、输入、输出、业务对象、责任人、时限和异常处理等内容。
但继续往下看,往往就是几个具体接口没有定义清楚:信息没有传过去、责任没有接住,或者系统根本没有连起来。
四、企业里的业务差异,也要管起来
真正进入业务以后,同一条LTC不可能在所有场景下完全一样。
比如大客户、渠道、海外业务,很可能都有自己的特殊要求。
海外业务不一样,复制一套流程;大客户不一样,再复制一套;渠道业务还有差异,再来一套。
几年以后,流程越来越多,却越来越说不清哪一个才是标准。
更合理的做法,是保留统一的主干流程,再通过业务场景和流程变体来管理差异。
线索 → 商机 → 合同 → 订单 → 交付 → 开票 → 回款。
海外业务因为税务要求不同,可以在开票环节设置一个受控的流程变体;大客户因为授权规则不同,也可以有自己的流程变体。
PPT里进一步区分了业务场景(Scenario)、流程视图(Process View)和流程变体(Process Variant),并强调它们都应建立在同一套流程资产之上。
只要这三个问题能够被管理,差异就不会慢慢演变成流程失控。
五、跨了这么多部门,最后谁负责?
一条LTC通常会跨销售、合同、项目、供应链、财务等多个部门。
销售说自己的工作完成了,合同说合同已经签完,项目说交付结束了,财务说发票也开了。
流程负责人(Process Owner)负责某一条具体流程,比如合同管理流程。
端到端流程负责人(E2E Owner)负责整条LTC的最终业务结果。
前者看某一段流程是否运行正常,后者要看整条链到底有没有跑通。
PPT中也专门区分了E2E负责人和流程负责人,并进一步扩展到不同层级的流程责任体系。
谁能修改标准流程,谁能批准流程变体,谁负责跨部门协调,共享流程发生变化以后,谁来判断会影响哪些E2E。
六、最后还要看结果,并建立持续治理机制
一条端到端流程能不能真正运行起来,最后还要看指标和治理。
但如果后面的交付、开票、回款仍然需要很长时间,那么整条LTC并没有因此快多少。
所以,端到端流程更关心的是整条链最终产生了什么业务结果。
PPT中也明确提出,E2E治理要从局部流程指标上升到整体业务结果。
谁提出变更,谁做影响分析,谁审批,谁发布,相关E2E和流程变体如何同步,都需要有固定机制。
PPT最终把这部分归纳为四类治理机制:责任、决策、变更、绩效。
到这里,一条端到端流程才真正从“画出来”走到了“管起来”。
七、先跑通一条,再慢慢扩展
如果企业已经有几百甚至上千条流程,我不建议一开始就全面铺开。
更实际的方式,是先选择1—3条有代表性的E2E做试点。
把边界和结果定义清楚,把现有流程映射进来,把关键接口找出来,把业务差异管起来,把责任说清楚,再把指标和治理接上。
第一条跑通以后,再进入第二条、第三条,再逐步扩展到营销、供应链、财务、人力等不同业务领域。
PPT给出的推广路径也很明确:试点阶段 → 领域推广 → 企业集成。
以后再做新的E2E,不需要每次从头摸索:流程怎么定义、怎么映射、接口怎么管、谁负责、怎么变更,都已经有了一套相对稳定的规则。
八、这82页PPT,真正想解决什么?
这一篇文章把“企业级端到端流程架构怎么建”这条主线讲清楚。但真正做这件事的时候,六步只是入口。所以这次我另外整理了一套82页的《端到端流程(三):如何构建企业级端到端流程架构》。整套内容一共分成八个部分。
第一部分先回答:为什么企业已经有这么多流程,还需要流程架构?
第二部分讲清楚:流程图和流程架构有什么区别,E2E在企业流程架构里到底处在什么位置。
第三部分开始建立企业级E2E地图,包括E2E的分类、颗粒度、上下游、包含、共享、重叠和空白关系。
第四部分重点解决现有流程资产怎么复用,包括统一流程资产、不同业务视图,以及E2E和现有流程之间最关键的映射关系。
第五部分继续往下拆流程之间的接口。流程之间到底传什么,谁触发、谁接收、交接什么业务对象、出了问题怎么处理,都需要显性化管理。
第六部分处理大型企业最常见的业务差异:业务场景、流程视图和流程变体到底是什么关系,标准流程和各地区、产品、客户之间的差异又该怎么管。
第七部分进入责任和治理,包括端到端流程负责人、流程负责人、决策权、变更机制和绩效指标。
最后一部分才是建设路径:企业应该从哪里开始,怎么选择第一条试点E2E,试点具体做哪些工作,再怎么从一个试点逐步推广到业务领域,最后形成企业级流程体系。
所以,这82页真正想回答的,其实已经不只是:“怎么画一条端到端流程?”
更关心的是:企业已经有几十条E2E、几百甚至上千条流程以后,怎么把这些流程资产、关系、接口、场景和责任真正组织起来。
PPT最后一页也把整套方法收回到了几个核心对象:流程资产、E2E、流程映射、流程接口、业务场景与流程变体、Owner以及治理机制。
文章里我只保留了最核心的一条建设主线。像E2E—流程映射矩阵、接口目录、业务场景与流程变体、责任和决策机制,以及试点建设包这些更具体的内容,都放在了完整PPT里。
真正要在企业里做这件事的时候,这些内容才会逐渐派上用场。
回到最开始的问题。企业识别出一批端到端流程以后,下一步到底怎么做?最实际的办法,就是先挑一条E2E,把边界、流程、接口、差异、责任和指标真正跑通。第一条跑通以后,再进入第二条、第三条。随着越来越多E2E被纳入同一套流程资产、接口规则和治理体系,企业级端到端流程架构也就逐步形成了。
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